در مسیر حرفهای خود، چند محیط کاری را واقعاً شفاف توصیف میکنید؟ برای بسیاری، این مفهوم به ژستهای سطحی مانند سیاست درهای باز یا جلسات تیمی معمول محدود میشود. با این حال، شفافیت واقعی در محیط کار فراتر از این موارد است. این مفهوم، سنگ بنای اعتماد، تعامل و موفقیت پایدار است.
بنابراین، رهبران برای نهادینه کردن شفافیت در سازمانهای خود چه اقداماتی میتوانند انجام دهند؟ کارکنان برای ترویج گشودگی و پاسخگویی بیشتر چه روشهایی را میتوانند به کار گیرند؟
این مقاله، دیدگاههای متخصصان از بخشهای مختلف را گردآوری کرده و نگاهی جامع به مفهوم شفافیت در محیط کار و راهکارهای مؤثر برای پرورش و اجرای آن ارائه میدهد. بیایید دیدگاههای متخصصان را در مورد چگونگی تحول محیطهای کاری به سمت بهتر شدن از طریق شفافیت بررسی کنیم.
توانمندسازی بازخورد خط مقدم برای رشد مداوم
در اوایل کارم در مدیریت پروژه در حوزه بهداشت و درمان، با مفهوم «Gemba walk» آشنا شدم، اصطلاحی ژاپنی که بر اهمیت «تجربه مستقیم کار» تأکید دارد. با توجه به اینکه قبلاً در خط مقدم کار کرده بودم، قویاً معتقد بودم افرادی که مستقیماً درگیر کار هستند، بهترین افراد برای تشخیص این هستند که چه چیزی مؤثر است و چه چیزی نیست. کشف این مفهوم برایم بسیار ارزشمند بود!
شرکتهایی که برای کارمندانی که روزانه با مشتریان در تعامل هستند، ارزش قائل هستند و به آنها قدرت میدهند، مزیت قابل توجهی به دست میآورند. با پذیرش شفافیت – گوش دادن به بازخورد مشتری و کارمند – آنها میتوانند نقاط ضعف را شناسایی کنند که باعث میشود مشتریان تلاش غیرضروری انجام دهند، در نتیجه هزینهها، ضایعات و دوبارهکاریها را کاهش داده و محیط کاری را تقویت کنند که در آن کارمندان احساس میکنند دیده میشوند، ارزشمند هستند و به حرفهایشان گوش داده میشود.
این امر میتواند از طریق ابزارهای مختلفی مانند صندوق پیشنهادات، گروههای متمرکز و دادهکاوی/پردازش دادهها محقق شود. نکته کلیدی، ارتباط مداوم با همه افرادی است که بازخورد ارائه میدهند، و اطمینان دادن به آنها که ایدههایشان ارزشمند است، صرف نظر از اینکه قابل اجرا هستند یا خیر. هنگامی که ایدهای قابل پیگیری نیست، ابراز قدردانی صمیمانه و توضیح منطق میتواند جریان مثبتی از ایدهها را حفظ کند. اگر ایدهای نویدبخش است، مشارکتکننده را در توسعه آن مشارکت دهید و اطمینان حاصل کنید که قدردانی لازم را دریافت میکند.
چنین رویکردی بر تعهد سازمان به بهبود مستمر تأکید میکند و شفافیت در محیط کار را به سطوح جدیدی ارتقا میدهد!
—ربکا شون میکر، مدیریت برنامه و پروژه
ترویج گفتگوی باز و گوش دادن فعال
به نظر من، شفافیت در محیط کار با کانالهای ارتباطی در دسترس در تمام سطوح آغاز میشود. بر اساس تجربه من با استارتآپها و کسبوکارهای کوچک، به اشتراک گذاشتن آشکارا اهداف، استراتژیها و چالشهای احتمالی به کارمندان کمک میکند تا مطلع بمانند. این اصل برای شرکتهای بزرگتر نیز صادق است!
به طور مشابه، فراهم کردن بسترهایی برای کارمندان برای به اشتراک گذاشتن بازخورد در مورد وظایف روزانه و بیان نگرانیها به مدیریت بسیار مهم است. در حالی که دریافت بازخورد میتواند چالش برانگیز باشد، کارمندان قدردان داشتن صدا هستند. به عنوان یک مدیر پروژه، من به طور فعال از ورودی تیمم استقبال میکنم و پیشنهادات آنها را به دقت مستند میکنم. بسیار مهم است که بدانیم ایدههای من تنها ایدههای معتبر نیستند. این حیاتی است که تیم من درک کند که من برای دیدگاههای آنها ارزش قائلم.
همه ما ناامیدی از کار کردن در جایی که نظراتمان نادیده گرفته میشود را درک میکنیم. فکر ترس از کار به دلیل یک مدیر خصمانه تصور شده ناراحت کننده است. ایجاد محیطی که در آن کارمندان احساس ارزشمندی و شنیده شدن کنند، بسیار ارزشمند است.
اغلب گفته میشود که کارمندان رهبران را ترک میکنند، نه مشاغل را. هنگامی که رهبری فعالانه گوش میدهد و سوالات متفکرانه میپرسد، الگوی مثبتی را ایجاد میکند، اعتماد و وفاداری را تقویت میکند، که به نوبه خود باعث موفقیت شرکت میشود.
—بری نایتینگل، مدیر موفقیت مشتری و پروژه
ساختن بر پایه اعتماد
هر سازمانی قصد دارد یک فرهنگ پر رونق و با عملکرد بالا را پرورش دهد. سنگ بنای روابط سالم، اعتماد است که ارتباط باز و صادقانه را ترویج میکند و سازمانها را قادر میسازد تا برتر باشند. اما چگونه یک سازمان میتواند فرهنگ اعتماد را تقویت کند؟
در حالی که ایجاد اعتماد یک فرآیند تدریجی است، اما به راحتی میتواند تضعیف شود. برای آغاز ایجاد اعتماد، سازمانها باید شفافیت را در اولویت قرار دهند، زیرا این امر برای ایجاد اعتماد اساسی است.
شفافیت بین افراد، روابطی را تقویت میکند که به نفع همه طرفها است. مفهوم «شبکهسازی» به شفافیت بستگی دارد که برای توسعه مربیگری، روابط مربیگری و حمایتهای شغلی ضروری است.
هر سازمانی فرهنگ منحصر به فردی دارد و ایجاد یک فرهنگ با عملکرد بالا ریشه در اعتماد دارد و مستلزم این است که رهبری از شفافیت حمایت کند. ارتباط صادقانه از سوی رهبران اعتماد را تقویت میکند و اطمینان میدهد که همه در اطلاعات به اشتراک گذاشته شده احساس اطمینان میکنند. ارتباط شفاف باید با اقدامات بعدی همسو باشد و صداقت حتی زمانی که آینده نامشخص به نظر میرسد، بسیار مهم است.
برای پرورش اعتماد در روابط و سازمان خود، این مراحل اولیه را در نظر بگیرید:
- فردی قابل اعتماد را شناسایی کنید و آگاهانه برای شفافیت و اصالت بیشتر در ارتباطات خود تلاش کنید.
- سؤالی را برای سرپرست مستقیم یا رهبران ارشد خود تدوین کنید که شفافیت سازمانی بیشتری را تشویق میکند.
- از یک همکار یا رهبر مورد اعتماد در مورد استراتژیهایی برای توسعه و حفظ یک فرهنگ با عملکرد بالا بازخورد بخواهید.
شفافیت پایه و اساس فرهنگهای با عملکرد بالا و روابط متقابل پاداش است.
—جورج کلیتون، رهبر جهانی داروسازی
بهبود تعامل و نتایج از طریق ارتباطات روشن
از دیدگاه ارتباطات، شفافیت در محیط کار به معنای اطمینان از این است که تیمها هدف، دیدگاه و اهداف سازمان و نحوه مشارکت نقشهایشان در دستیابی به آنها را درک میکنند. این امر باعث ایجاد اعتماد، پاسخگویی و تعهد در سراسر سازمان میشود.
کارمندان مطلع و متعهد مؤثرتر هستند. در واقع، گالوپ گزارش میدهد که سازمانهایی که شفافیت و تعامل بالایی دارند، رشدی بیش از چهار برابر بیشتر از رقبای خود در سود هر سهم دارند.
سازمانهایی که شفافیت را در اولویت قرار میدهند، در آموزش رهبران و مدیران برای تقویت گفتگوی باز و مداوم در مورد اهداف، مقاصد و عملکرد سرمایهگذاری میکنند. آنها در سه زمینه کلیدی فعال هستند:
- اطمینان از همسویی اهداف و اهداف تجاری، دادن درک واضحتری از مسئولیتها و تأثیرشان بر اهداف سازمانی بزرگتر به کارمندان.
- ترویج ارتباطات مؤثر و مکرر، ارائه بازخورد منظم در تمام سطوح سازمان.
- ارائه مسیرهای توسعه شغلی روشن که باعث تشویق حفظ کارمندان، حفظ دانش حیاتی و حمایت از رشد میشود.
در حالی که ارتباطات روشن و شفافیت در محیط کار ممکن است اختیاری به نظر برسند، شرکتهایی که آنها را در اولویت قرار میدهند، در جذب و حفظ استعدادها، تعامل با نیروی کار خود و پیشی گرفتن از رقبای خود موفقتر هستند.
—جری رایس، ارتباطات جهانی و شهروندی شرکتی
متخصصان در سراسر صنایع توافق دارند که شفافیت در محیط کار به ارتباطات صادقانه، انتظارات روشن و گوش دادن فعال بستگی دارد. هنگامی که رهبران شفافیت را در اولویت قرار میدهند، اعتماد، پاسخگویی و حس هدفمندی را در بین کارمندان تقویت میکنند و زمینه را برای موفقیت پایدار فراهم میکنند. با اجرای استراتژیهایی برای ترویج شفافیت در محیط کار، شرکتها میتوانند به زودی از داشتن کارمندان متعهد و با عملکرد بالا که از اهداف سازمانی حمایت میکنند، بهرهمند شوند.
بیشتر بخوانید اینجا.